El futuro de las PYMEs

Texto recuperado del archivo histórico. La copia original conservada está fechada en 2004 y el artículo fue publicado en Noticias.com el 22 de mayo de 2005. Se han corregido erratas, puntuación y algunos problemas de formato para facilitar su lectura, sin actualizar sus afirmaciones, cifras, ejemplos ni referencias tecnológicas.

En los últimos años se observa un progresivo incremento en el uso por parte de las empresas de aplicaciones derivadas de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Este proceso crea una relación de dependencia entre el aprovechamiento de las ventajas derivadas de esas aplicaciones y la competitividad empresarial. Además, surgen nuevos conceptos de empresa que requieren formas organizativas distintas y se producen transformaciones en las funciones de aprovisionamiento y comercialización de los productos.

El modelo de empresa del futuro se caracterizará por un uso intensivo de estas tecnologías, por una mano de obra muy cualificada y con mentalidad de cambio permanente, estructuras organizativas flexibles, colaboración con otras empresas para conseguir objetivos comunes y una orientación de toda la organización hacia la calidad y el servicio al cliente.

En España existen cerca de dos millones y medio de empresas, de las cuales el setenta por ciento corresponde a empresas individuales constituidas por autónomos; el 95 % tiene una plantilla inferior a diez trabajadores y sólo el 0,7 % del total de empresas cuenta con más de cincuenta empleados.

Por este motivo, uno de los principales motores de la economía española tiene que estar relacionado con el buen funcionamiento del colectivo de las PYMEs: empresas que sepan aprovechar la flexibilidad que les proporciona su menor tamaño para adaptarse rápidamente a entornos y mercados cambiantes y que, además, puedan sacar provecho de las oportunidades que surgen del empleo de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

En la actualidad, algunos de los problemas que presenta una PYME, o algunas de las debilidades que afectan a su capacidad frente a los procesos de internacionalización de actividades y globalización de mercados, son los siguientes:

• Una operativa demasiado vinculada a sectores especializados sobre los que existe una gran experiencia, pero con enormes dificultades para acceder a otros sectores que pueden contener nuevas oportunidades de éxito.
• Una búsqueda incansable de resultados a corto plazo, sin prestar suficiente atención a los planes estratégicos de futuro.
• La dificultad, derivada muchas veces de la tesorería y de los compromisos de pago, para analizar con tranquilidad opciones estratégicas y plantear inversiones encaminadas a objetivos de largo plazo.
• Recursos muy limitados, tanto humanos como técnicos o económicos, y escaso apoyo de las entidades financieras en los procesos de innovación.
• Dificultades para acceder a financiación sin excesivas garantías o avales.
• Pérdida de personal directivo cualificado, que encuentra en compañías mayores más seguridad y mejores condiciones.
• Directivos y emprendedores que terminan convirtiéndose en auténticos «hombres orquesta». Su esfuerzo merece toda la admiración, pero el resultado puede ser no llegar a todo, hacer algunas cosas peor de lo necesario o terminar soportando niveles de estrés que ralentizan y encarecen el crecimiento.
• Una toma de decisiones basada a menudo exclusivamente en la experiencia y la intuición, con poca reflexión colectiva, análisis sectorial o investigación de mercado.
• Una gestión insuficiente del conocimiento. Muchas pequeñas empresas todavía desconocen que poseen un activo enormemente valioso: su propio conocimiento empresarial.
• Un individualismo excesivo que conduce a actuar en solitario, sin compartir recursos y evitando relaciones interempresariales.
• Una tendencia a la imitación frente a la innovación, especialmente en el campo de las nuevas tecnologías.
• Inversiones tecnológicas realizadas por moda más que por utilidad. ¿Cuántas empresas tienen una página web simplemente para poder decir que la tienen o poner su dirección en las tarjetas de visita?

Pero no todo es tan trágico ni tan negativo. Estas barreras son reales, aunque no imposibles de superar. Una PYME puede incluso jugar con ventaja en muchos aspectos frente a una gran empresa. Su dinamismo y flexibilidad son la envidia de los firmes y lentos movimientos de las grandes organizaciones.

La tecnología juega un papel de enorme importancia en cuanto a oportunidades. Los avances técnicos han configurado desde siempre mejoras productivas y progresos en los procesos. En la actualidad, todo ello se ha visto incrementado por la incorporación de aplicaciones derivadas de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Las empresas tienen a su disposición un enorme conjunto de herramientas tecnológicas para intervenir y gestionar con mayor eficacia todos y cada uno de los departamentos, áreas, actividades o procesos de su sector. Y, aun en el caso de que alguna herramienta no exista, puede desarrollarse a medida según sus necesidades.

El proceso de incorporación de nuevas tecnologías es imparable. Lo que sí permanece abierto al debate es cuáles utilizar.

Este punto me recuerda un episodio que, dependiendo de la edad del lector, recordará con mayor o menor claridad: la aparición simultánea en el mercado de distintos sistemas de vídeo. ¿Qué sistema utilizaba aquel primer aparato que compró? ¿VHS, Beta, 2000?

Terminó imponiéndose el VHS, y no necesariamente por ser el sistema de mayor calidad, sino por diferentes condicionantes de mercado. El concepto era disponer de un equipo reproductor de vídeo, pero el debate se centraba en qué sistema utilizar.

Y la historia se repite una y otra vez. Aparecen tecnologías como concepto y se concretan mediante sistemas mejor o peor elaborados, que posteriormente son mejorados, renovados o directamente desbancados.

Algo parecido sucede con la telefonía móvil. La aplicación tecnológica conceptual consiste en permitir comunicaciones inalámbricas y móviles; sus concreciones prácticas han pasado por la telefonía móvil analógica, como Moviline en España, por GSM y por sistemas posteriores de comunicaciones avanzadas.

Lo relevante es que los periodos entre una tecnología y la siguiente son cada vez más breves.

Por eso, una pequeña reflexión y un estudio antes de dar un paso tecnológico nunca estarán de más. Y, una vez dado, conviene exprimir esa tecnología al máximo, pero permaneciendo atentos a la que surgirá inmediatamente después. Esto no debería desanimarnos, sino empujarnos a ser más competitivos.

Volvamos a la PYME entendida como una organización enfocada hacia el cliente. Las tecnologías de la información constituyen un soporte claro en cualquiera de sus diferentes adaptaciones: sistemas operativos, ordenadores personales, EDI, CAD/CAM, Internet, redes locales, etc. Todas ellas inciden directamente en áreas fundamentales de la empresa como contabilidad, recursos humanos, diseño, logística, ventas o comercial.

La aplicación de estas tecnologías conduce a objetivos muy concretos:

• evitar tareas repetitivas;
• disminuir errores;
• eliminar progresivamente el soporte papel;
• reducir burocracia;
• flexibilizar procesos;
• incrementar la productividad;
• mejorar el control de calidad;
• añadir valor a los diseños;
• acceder a información elaborada;
• mejorar la gestión de tesorería;
• mejorar los servicios de preventa y posventa;
• abrir nuevos canales y nuevos mercados.

Todo ello permite reducir peso estructural en departamentos de apoyo y mejorar los rendimientos generales, alcanzando mayores índices de productividad con costes estructurales menores e incluso haciendo posible operar electrónicamente desde lo que entonces empezamos a denominar «empresas virtuales».

De forma general, pueden identificarse algunas características que predominarán en las empresas competitivas del futuro como consecuencia de estos procesos de incorporación tecnológica.

En primer lugar, será necesario disponer de personal cualificado, acostumbrado al uso de tecnologías de la información y con una mentalidad proactiva, capaz de adaptarse a los cambios del entorno. Todo ello dentro de estructuras organizativas flexibles que vayan evolucionando conforme cambie el comportamiento de los mercados.

Los puestos de trabajo administrativo estarán dotados de ordenador personal, conexión en red y acceso a Internet para realizar operaciones financieras, obtener información o resolver trámites con las administraciones públicas mediante ventanillas electrónicas.

Se desarrollarán centrales de compra y se extenderá el intercambio electrónico de datos para el aprovisionamiento, buscando optimizar existencias y reducir costes administrativos, errores, papel, mensajería y tiempos de introducción de datos.

Las empresas industriales dispondrán de sistemas de fabricación flexibles que permitan adaptarse rápidamente a los cambios de la demanda, acercándose siempre que sea posible a la fabricación bajo pedido. Los procesos incorporarán sistemas de telecontrol y telemedida capaces de mejorar el control y la calidad de los productos.

También crecerá la participación en redes de PYMEs para ampliar el campo de actuación, compartir recursos y experiencias y aprovechar conjuntamente resultados de investigación e innovación.

Los sistemas de información estarán diseñados para suministrar datos elaborados sobre los comportamientos del mercado —productos, precios, clientes— y ayudar a la toma de decisiones de los equipos directivos. Junto con la información, ganará importancia el concepto de conectividad, favoreciendo las comunicaciones en tiempo real tanto dentro como fuera de la empresa.

Por último, las empresas competitivas del futuro dispondrán de estrategias orientadas hacia el cliente, aprovecharán canales alternativos de distribución y prestarán una atención creciente al servicio posventa.

Aparecerán cada vez más compañías especializadas en explotar nuevos canales comerciales, realizar marketing mediante redes telemáticas y distribuir productos o servicios desarrollados por otras empresas, actuando como punto de contacto entre fabricante y consumidor final.

En este nuevo escenario desaparece la posibilidad de encontrar soluciones estables a los problemas empresariales. La velocidad del cambio, la necesidad de adaptaciones permanentes, la conexión a todos los niveles y la creciente importancia de los intangibles —información, servicios y software— serán pilares fundamentales de los sistemas económicos del futuro.

La teoría empresarial tampoco es ajena a esta transformación. Un ejemplo es la denominada «estrategia judo», una forma de competir basada en la rapidez de movimientos, la flexibilidad operativa y el aprovechamiento de ventajas frente a rivales de mayor tamaño.

Una pequeña empresa que compita contra otra mucho mayor debe saber moverse rápidamente en busca de nuevos productos o nuevos sistemas de precios, ser flexible para evitar enfrentamientos directos con competidores mucho más poderosos y disponer de la agilidad y la imaginación necesarias para transformar incluso la fuerza y el tamaño del rival en una ventaja propia.

La PYME del futuro es una empresa ligera, ágil y efectiva, capaz de cambiar objetivos, planes o tecnologías de forma dinámica y precisa, y que vive su presente desde el futuro que ve.

Y es que los descubridores de los nuevos mercados electrónicos todavía no acaban de creer su enorme potencial.

Hace unos meses me llamaron para participar en un proceso de selección destinado a cubrir un puesto directivo en una empresa dedicada a la venta de material de oficina. Era una marca conocida que operaba en España y vendía sus productos a empresas mediante catálogo.

Me sorprendió la enorme urgencia del proceso, acostumbrado como estaba a selecciones interminables. La directora de la empresa encargada de buscar al candidato me explicó el motivo: su cliente había abierto recientemente un canal de ventas online a través de Internet y el crecimiento había sido tan importante que, según me contó, había llegado a suponer un incremento del 36 % de su facturación anual.

Habían empezado prácticamente como una prueba para comprobar si aquel canal funcionaba.

Y vaya si funcionó.

El departamento se quedó sin dirección y necesitaban cubrir el puesto de manera inmediata. Corrieron tanto que, en apenas dos semanas, encontraron directamente a la persona adecuada sin llegar siquiera a esperar el resultado final del proceso de selección que habían encargado.

Aquello era una pequeña demostración práctica de algo mucho mayor: las oportunidades estaban cambiando y la estructura de las empresas tendría que cambiar con ellas.

Visto desde 2026

Releer este texto más de veinte años después produce una sensación curiosa. Algunas de las tecnologías que aparecen en él pertenecen ya a otra época. Moviline, GSM, EDI, las redes locales como elemento diferenciador, la televisión interactiva o la comparación entre VHS y Beta sitúan inmediatamente el artículo en el momento en que fue escrito. También pertenecen a aquel contexto las cifras sobre el tejido empresarial español y algunas afirmaciones sobre el coste o disponibilidad del hardware y el software.

Pero lo que me interesa al recuperarlo no son esas piezas que inevitablemente han envejecido. Es el patrón que había detrás.

El artículo sostenía que la empresa competitiva sería más ligera y flexible, que tendría que acostumbrarse al cambio permanente, que la información y el conocimiento serían activos cada vez más importantes, que las decisiones tenderían a apoyarse en datos elaborados, que la conectividad sería constante y que las empresas colaborarían cada vez más entre sí. También advertía de algo que sigue siendo extraordinariamente actual: adoptar tecnología por moda sirve de poco si no existe una finalidad empresarial detrás.

Muchas de aquellas herramientas han desaparecido o se han convertido en infraestructura invisible. Hoy nadie considera una ventaja competitiva que todos los puestos de una oficina tengan acceso a Internet. La cuestión se ha desplazado varios niveles más arriba.

En 2026 hablamos de cloud, datos, automatización, inteligencia artificial y agentes capaces de ejecutar tareas que hace sólo unos años parecían reservadas a personas. Pero el problema empresarial de fondo sigue siendo sorprendentemente parecido: qué tecnología incorporar, para qué hacerlo, cómo integrarla en la organización y cómo evitar confundir la herramienta con la estrategia.

También se ha confirmado algo que entonces empezaba a intuirse: el tamaño ya no determina por sí solo la capacidad tecnológica. Una pequeña empresa puede disponer hoy de infraestructura, software, analítica e inteligencia artificial que hace dos décadas habría requerido inversiones enormes. Esa democratización tecnológica multiplica sus oportunidades, aunque también eleva el nivel de exigencia. Tener acceso a una herramienta ya no constituye una ventaja. Saber utilizarla bien sí puede hacerlo.

Hay una frase del texto original que hoy probablemente escribiría casi igual:

«La PYME del futuro es una empresa ligera, ágil y efectiva, capaz de cambiar objetivos, planes o tecnologías de forma dinámica y precisa, y que vive su presente desde el futuro que ve.»

Quizá sustituiría únicamente «la PYME del futuro» por «la empresa competitiva».

En mi trabajo actual alrededor de estrategia digital e inteligencia artificial sigo encontrando esa misma tensión entre presente y futuro. La tecnología cambia; incluso cambia a una velocidad mucho mayor de la que imaginábamos entonces. Pero la cuestión esencial continúa siendo humana y empresarial: comprender lo suficiente lo que está ocurriendo para tomar buenas decisiones antes de que el cambio las tome por nosotros.

Por eso recupero este artículo ahora. No para demostrar que en 2004 pudiéramos saber cómo sería 2026 —evidentemente no podíamos—, sino porque resulta interesante comprobar cuánto cambia la tecnología y cuánto permanecen algunas de las preguntas.